Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Tässä selosteessa tarkoitettujen tietojen rekisterinpitäjä on Anthony Tatekawa, itsenäinen ammatinharjoittaja (autónomo), joka toimii nimellä Transcendent Institute (NIF ESY2241949S, Calle Blasco de Garay, Barcelona 08004, Espanja). Transcendent Institute ylläpitää Sisäisen järjestelmän karttaa ja Elämänpuun testejä (Sephirot-testi ja Malkuth-testi). Tämä seloste kattaa ne kaikki.

Tietosuoja-asiat ja pyynnöt: info@transcendentinstitute.com. Vastaamme pyyntöihin kuukauden kuluessa niiden saapumisesta, kuten tietosuoja-asetus edellyttää.

2. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Sisäisen järjestelmän kartta, julkinen tila: vastauksesi pisteytetään selaimessasi. Kun annat alussa nimesi ja sähköpostiosoitteesi, lähetämme sinulle tuloksesi PDF-tiedostona, säilytämme kopion nimestäsi, sähköpostiosoitteestasi, vastauksistasi ja tuloksistasi 6 kuukautta ja lähetämme kopion Transcendent Institutelle, jotta koulu voi ottaa sinuun yhteyttä, jos pyydät. Oikeusperuste: nimenomainen suostumuksesi, jonka annat rastittamalla aloitussivun suostumusruudun (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta ja 9 artiklan 2 kohdan a alakohta).

WhatsApp-viestit: jos kirjoitat instituutin WhatsApp-numeroon, säilytämme viestisi, WhatsApp-profiilinimesi ja vastauksemme siihen asti, kun keskustelun viimeisestä viestistä on kulunut 6 kuukautta, jotta instituutin ylläpitäjät (operatiivinen pääsy) ja konsultit (ihmisten seuranta) voivat vastata sinulle. Vain he voivat lukea viestit, ja jokainen avaaminen kirjataan. Kuvia, äänimuistioita ja tiedostoja ei ladata eikä säilytetä; säilytämme vain niiden tyypin ja kuvatekstin. Jos haluat keskustelun poistettavan aiemmin, kirjoita osoitteeseen info@transcendentinstitute.com, niin tarkistamme 30 päivän kuluessa, että se on sinun, ja poistamme sen sen jälkeen. Oikeusperuste: oikeutettu etumme vastata sinulle, kun otat itse yhteyttä (6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Seuranta: kun tuloksistasi säilytetään kopio, instituutti pitää myös seurantatietuetta (kohta 3), jotta se voi hoitaa yhteydenotot ja poistopyynnöt. Otamme sinuun yhteyttä tuloksistasi tai instituutin ohjelmista vain, jos olet rastittanut sen sallivan erillisen ruudun. Oikeusperuste: suostumuksesi (6 artiklan 1 kohdan a alakohta). Voit peruuttaa sen milloin tahansa vastaamalla mihin tahansa viestiin tai kirjoittamalla osoitteeseen info@transcendentinstitute.com; silloin merkitsemme tietueen ”älä ota yhteyttä” -tilaan ja lopetamme. Voit valita ”älä ota minuun yhteyttä tästä ohjelmasta” (testi, jonka teit) tai ”älä koskaan enää ota minuun yhteyttä” (kaikki ohjelmat); pyyntö, joka ei kerro kumpaa tarkoitetaan, katsotaan tarkoittavan ”älä koskaan enää ota minuun yhteyttä”.

Uutiskirje: jos rastitat uutiskirjeruudun, tallennamme valintasi. Oikeusperuste: suostumuksesi (6 artiklan 1 kohdan a alakohta), jonka voit peruuttaa milloin tahansa.

Sisäisen järjestelmän kartta, ryhmätila: vastauksesi, tuloksesi ja mahdolliset jakamasi muistiinpanot tallennetaan tilisi alle, ja ryhmäsi nimetyt ohjaajat näkevät ne tukeakseen työtäsi retriitissä. Oikeusperuste: nimenomainen suostumuksesi (6 artiklan 1 kohdan a alakohta ja 9 artiklan 2 kohdan a alakohta), joka kirjataan päivämäärän ja selosteen version kanssa.

Sephirot- ja Malkuth-testit: tallennamme nimesi vastaustesi kanssa, jotta voimme näyttää sinulle tuloksesi, jotka voit ladata PDF-tiedostona. Tarkastelemme lisäksi yhdistettyjä vastauksia, emme koskaan yksittäisiä, ymmärtääksemme, miten kysymykset toimivat. Oikeusperuste: suostumuksesi, jonka annat aloittamalla testin (6 artiklan 1 kohdan a alakohta ja 9 artiklan 2 kohdan a alakohta). Ylläpitäjät ja konsultit voivat myös avata yksittäisen tuloksen instituutin henkilökunnan alueella vastatakseen kysymyksiin, joita esität siitä; oikeusperuste: sama suostumus.

Palvelun turvallisuus: kirjaamme, kuka henkilökunnasta avasi minkä tuloksen, viennin tai keskustelun (tarkastusloki), ja laskemme pyyntöjä väärinkäytön estämiseksi. Oikeusperuste: oikeutettu etumme suojata tietojasi ja palvelua (6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Yhteydenottokielto ja poistopyynnöt: jos pyydät, ettemme ota sinuun yhteyttä, säilytämme pyynnöstäsi koodatun merkinnän (kohta 7), jotta voimme noudattaa sitä myöhemminkin; oikeusperuste on oikeutettu etumme noudattaa pyyntöäsi (6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Poistopyynnöistä pidämme kirjaa, jotta voimme osoittaa käsitelleemme ne; oikeusperuste on lakisääteinen velvoitteemme (6 artiklan 1 kohdan c alakohta ja 5 artiklan 2 kohta).

Vastauksesi kuvaavat sisäistä elämääsi ja voivat paljastaa mielenterveyteen liittyviä tietoja. Käsittelemme kaikkia jokaisessa testissä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvina tietoina (9 artikla). Tietojasi ei myydä eikä käytetä mainontaan.

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Sisäisen järjestelmän kartta: nimi, sähköpostiosoite, valinnainen WhatsApp-numero, vastaukset ja tulokset, kieli, lomake (lyhyt tai pitkä), testin versio ja sen maa (testiversioon asetettu maa, ei sijaintisi), suostumuksesi ajankohtineen ja selosteen versioineen sekä seurantatietue. Seurantatietueessa ovat nimesi, antamasi sähköpostiosoite tai WhatsApp-numero, kielesi, testin versio ja maa, se, suostuitko yhteydenottoon, tila, vastuuhenkilö, yhteydenottojen päivämäärät, henkilökunnan muistiinpanot kanssasi käydyistä keskusteluista sekä merkintä, jos tuloksesi kuvaa niin kuormittunutta tilaa, ettei sinulle lähetetä mitään markkinointia. Seurantatietue ei koskaan sisällä vastauksiasi tai pisteitäsi. Ryhmätilassa käsittelemme lisäksi tilisi, ryhmäsi ja jakamasi muistiinpanot.

Jos teet testin useita kertoja samalla sähköpostiosoitteella, jokainen tulos tallennetaan kyseisen osoitteen alle, ja instituutti voi nähdä ne yhdessä. Voit pyytää kopiot aiemmista tuloksistasi kirjoittamalla osoitteeseen info@transcendentinstitute.com.

Sephirot- ja Malkuth-testit: nimi, sähköpostiosoite (Sephirot-testissä aina, Malkuth-testissä vain jos rastitit ruudun), vastaukset (kukin tallennetaan numerona), kieli, päivämäärä ja satunnainen istuntotunniste, se, rastititko ruudun (ohjelmat ja uutiskirje, Malkuth-testissä myös tulokset sähköpostiin), päivämäärineen, kielineen ja selosteen versioineen, milloin lähetimme sinulle viimeksi vahvistusviestin ja milloin vahvistit osoitteesi. Jos rastitit ruudun ja vahvistit osoitteesi, instituutti pitää myös edellä kuvatun kaltaista seurantatietuetta (nimi, sähköpostiosoite, kieli, testi, suostumus ja sen päivämäärä, tila, vastuussa oleva henkilökunnan jäsen, yhteydenottopäivät ja muistiinpanot), ei koskaan vastauksiasi tai tuloksiasi.

Selaimesi säilyttää nimesi, sähköpostiosoitteesi ja vastauksesi paikallisessa tallennustilassaan testiä tehdessäsi. Sephirot- ja Malkuth-testit asettavat lisäksi kaksi evästettä: NEXT_LOCALE (yksi vuosi) kielesi muistamiseksi ja tol_session (seitsemän päivää), jotta vain testin aloittanut selain voi tallentaa, avata tai lähettää sähköpostilla sen tulokset. Ne laskevat vierailut Vercel Web Analyticsilla, joka ei käytä evästeitä eikä yhdistä mitään vastauksiisi.

Mitä emme kerää: ei syntymäaikaa. Sisäisen järjestelmän kartassa ei ole analytiikkaevästeitä, eikä tietokantaan tallenneta IP-osoitteita. Sephirot- ja Malkuth-testitkään eivät tallenna tai kirjaa IP-osoitteita. Väärinkäytön estämiseksi kukin testi laskee pyyntöjä IP-osoitteen mukaan lyhytikäisessä muistissa enintään vuorokauden ajan. Lokeihin kirjataan vain toimintojen tulokset, ei koskaan vastauksia tai sähköpostiosoitteita.

4. Mistä tiedot saadaan ja onko niiden antaminen pakollista

Saamme tiedot sinulta itseltäsi. WhatsApp-profiilinimesi saamme Metalta, kun kirjoitat meille WhatsAppissa. Henkilökunnan muistiinpanot syntyvät sen yhteydenotoista kanssasi.

Tietojen antaminen ei perustu lakiin eikä sopimukseen. Sisäisen järjestelmän kartan julkisessa tilassa nimi ja sähköpostiosoite tarvitaan tulosten lähettämiseen, eikä testiä voi aloittaa ilman niitä. Sephirot-testi tarvitsee nimesi ja sähköpostiosoitteesi, koska se lähettää tuloksesi sähköpostiin, eikä sitä voi aloittaa ilman niitä; Malkuth-testi tarvitsee vain nimesi, ja sähköpostiosoite tarvitaan vain, jos haluat tulokset sähköpostiisi, ja se kuuluu yhteen ohjelmien ja uutiskirjeen ruudun kanssa (kohta 2). WhatsApp-numero, suostumus yhteydenottoon ja uutiskirje ovat vapaaehtoisia.

5. Tietojen vastaanottajat

Tulossähköpostit lähetetään antamaasi osoitteeseen, ja ne sisältävät tuloksesi sekä PDF-tiedoston. Sähköpostipalveluntarjoajamme Resend säilyttää jokaisen lähettämämme sähköpostin sisällön ja toimitustiedot, liitteenä olevan PDF:n mukaan lukien, 30 päivää ja poistaa ne sitten.

Instituutin ylläpitäjillä on operatiivinen pääsy palveluun. Sen konsultit voivat avata Sisäisen järjestelmän kartan julkisia tuloksia, seurantatietueita ja WhatsApp-keskusteluja, koska he seuraavat ihmisiä, jotka ovat pyytäneet yhteydenottoa, ja vastaavat viesteihin. Ryhmätulokset näkevät vain ylläpitäjät ja ryhmän ohjaajat. Sephirot- ja Malkuth-testeissä ylläpitäjät ja konsultit voivat avata tulokset nimineen, sähköpostiosoitteineen ja vastauksineen instituutin henkilökunnan alueella, kunkin testin erikseen, jotta he voivat vastata niitä koskeviin kysymyksiin; vain ylläpitäjät voivat viedä ne taulukkolaskentaan, eikä näiden testien tekijöihin oteta yhteyttä tuloksesta, elleivät he itse pyydä. Ohjelmien ja uutiskirjeen ruudun rastittaneet näkyvät myös seurantatietueissa, joita ylläpitäjät ja konsultit avaavat.

Henkilötietojen käsittelijät, jotka käsittelevät tietoja puolestamme sopimuksen perusteella: Vercel (hosting, Frankfurt), Neon (database and sign-in, Frankfurt), Resend (transactional email, EU), Upstash (rate limiting, EU), Meta Platforms (WhatsApp Cloud API, only if you use WhatsApp with us). Sephirot- ja Malkuth-testeissä: Vercel (palvelinhosting ja evästeetön analytiikka), Neon (tietokanta) ja Resend (sähköposti). Uutiskirjeeseen ja ohjelmia koskeviin sähköposteihin, vain niille, jotka ovat suostuneet vastaanottamaan niitä: Brevo (Sendinblue SAS, Ranska). Emme luovuta tietoja muille.

6. Tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Sisäisen järjestelmän kartta: kaikki tiedot tallennetaan ja käsitellään Euroopan unionissa. Poikkeus: kun käytät WhatsAppia kanssamme (tulosten toimitus tai viestit), Meta voi käsitellä nämä viestit ja mahdollisen PDF:n EU:n ulkopuolella vakiosopimuslausekkeiden perusteella.

Sephirot- ja Malkuth-testit: tietokanta sijaitsee Euroopan unionissa (Frankfurt).

7. Säilytysajat

Sisäisen järjestelmän kartta: julkiset tulokset 6 kuukautta, sitten ne poistetaan automaattisesti. Seurantatietue 24 kuukautta viimeisen yhteydenottomme jälkeen, sitten se poistetaan automaattisesti; tulossähköpostisi poistolinkki poistaa sen tulostesi mukana. Ryhmätiedot: 12 kuukautta ryhmän päättymispäivästä, ellei koulu päätä toisin, sitten ne poistetaan automaattisesti. Tilin poistaminen poistaa kaiken heti.

Sephirot- ja Malkuth-testit: tuloksia säilytetään, kunnes pyydät meitä poistamaan ne; niitä ei poisteta automaattisesti, eikä myöskään niiden kanssa tallennettua vahvistettua sähköpostiosoitetta. Jos et vahvista sähköpostiosoitettasi 30 päivän kuluessa, se poistetaan automaattisesti yhdessä ruutua koskevien tietojen kanssa (testin tietokannasta ja tallennetuista tuloksistasi), eikä tuloksiasi koskaan lähetetä sähköpostiisi; nimesi ja tuloksesi säilyvät. Jos rastitit ruudun ja vahvistit osoitteesi, seurantatietuetta säilytetään 24 kuukautta siitä, kun annoit suostumuksen, tai viimeisestä yhteydenotostamme, sen mukaan kumpi on myöhemmin, minkä jälkeen se poistetaan automaattisesti. Tuonnista säilytetään koodattu merkintä (ilman nimeä tai sähköpostiosoitetta) enintään 25 kuukautta, jotta poistettua tietuetta ei tuoda uudelleen.

Kopiot instituutin postilaatikossa: kunnes pyydät niiden poistamista, ja sen jälkeen 30 päivän kuluessa. Sähköpostin sisältö Resendissä: 30 päivää.

Tarkastusloki (mikä ylläpitäjä avasi minkä tuloksen, viennin tai keskustelun): 12 kuukautta, minkä jälkeen se poistetaan automaattisesti.

Kun pyydät poistoa, säilytämme sähköpostiosoitteesi tai WhatsApp-numerosi enintään 30 päivää, vain jotta instituutin postilaatikon kopiot voidaan löytää ja poistaa, ja poistamme ne heti, kun se on tehty. Tietue, joka ei sisällä henkilötietoja (päivämäärä, miten pyyntö saapui ja mitä se koski), poistetaan 24 kuukauden kuluttua pyynnön päättymisestä.

Jos pyydät, ettemme ota sinuun yhteyttä, säilytämme sähköpostiosoitteesi tai numerosi koodatun muodon (suolattu, yksisuuntaisella tiivisteellä pseudonymisoitu), päivämäärän ja tiedon siitä, koskiko pyyntö yhtä ohjelmaa vai kaikkia. Sitä säilytetään toistaiseksi, jotta voimme noudattaa pyyntöäsi myös seurantatietueen poistamisen jälkeen.

8. Tietoturva

Pääsy tietoihin on rajattu rooleittain (ylläpitäjät, konsultit ja ryhmän ohjaajat), ja tietokanta tarkistaa jokaisen haun rivikohtaisilla käyttöoikeussäännöillä. Sisäisen järjestelmän kartassa jokainen tuloksen, seurantatietueen tai keskustelun avaaminen kirjataan tarkastuslokiin. Yhteydet ovat salattuja (HTTPS), ja henkilökunta kirjautuu sähköpostiin lähetettävällä kertakäyttöisellä koodilla. Lokeihin ei kirjata vastauksia, nimiä, sähköpostiosoitteita eikä puhelinnumeroita. Henkilökunnan alue lukee Sephirot- ja Malkuth-testit vain lukuoikeudet antavan yhteyden kautta, tarkistaa henkilökunnan roolin itse, koska näissä tietokannoissa ei ole rivikohtaisia käyttöoikeussääntöjä, ja kirjaa tarkastuslokiinsa jokaisen siellä avatun listan, tuloksen ja viennin.

9. Oikeutesi

Sinulla on oikeus saada pääsy tietoihisi (15 artikla), oikaista ne (16 artikla), poistaa ne (17 artikla), rajoittaa niiden käsittelyä (18 artikla), siirtää ne järjestelmästä toiseen (20 artikla) ja vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä (21 artikla). Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa; peruuttaminen ei vaikuta sitä ennen tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen. Kirjoita osoitteeseen info@transcendentinstitute.com. Sisäisen järjestelmän kartassa voit käyttää myös tulossähköpostisi poistolinkkiä sekä sovelluksen vienti- ja poistotoimintoja.

Missä tahansa testissä, kun pyydät poistoa: tuloksesi ja seurantatietueesi poistetaan tietokannasta heti (jos olit pyytänyt, ettei sinuun oteta yhteyttä, vain kohdassa 7 kuvattu koodattu merkintä säilyy); kopiot instituutin postilaatikossa poistetaan 30 päivän kuluessa; ja antamallasi numerolla käyty WhatsApp-keskustelu pidetään pois saapuneista, kunnes ylläpitäjä on 30 päivän kuluessa tarkistanut, onko se sinun: jos se on sinun, se poistetaan, ja jos ei, se palautetaan saapuneisiin.

10. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Vastaustesi pisteytys tehdään automaattisesti, ja se tuottaa kuvauksen sisäisestä järjestelmästäsi osien kielellä. Siitä ei seuraa päätöksiä, joilla olisi sinuun kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai muita vastaavia merkittäviä vaikutuksia (22 artikla). Ainoa automaattinen seuraus on kohdassa 3 mainittu merkintä, jonka vuoksi sinulle ei lähetetä markkinointia. Emme käytä tietojasi mainontaan emmekä muodosta niistä kohdeyleisöjä.

11. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittely rikkoo tietosuoja-asetusta, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle siinä jäsenvaltiossa, jossa asut tai työskentelet tai jossa väitetty rikkomus tapahtui (77 artikla). Suomessa se on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi). Rekisterinpitäjän sijoittautumismaan Espanjan valvontaviranomainen on Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).

12. Ikä

Sisäisen järjestelmän kartta on tarkoitettu aikuisille: vahvistat olevasi vähintään 18-vuotias ennen aloittamista. Sephirot- ja Malkuth-testit on myös tarkoitettu aikuisille, mutta ne eivät tarkista ikääsi.

13. Selosteen muutokset

Kun seloste muuttuu olennaisesti, päivitämme sen päivämäärän ja version. Suostumuksesi kirjataan sen selosteen version kanssa, joka oli voimassa, kun annoit sen.