Notă de confidențialitate

1. Operatorul și contactul

Operatorul datelor din această notă este Anthony Tatekawa, lucrător independent (autónomo), care activează sub denumirea Transcendent Institute (NIF ESY2241949S, Calle Blasco de Garay, Barcelona 08004, Spania). Transcendent Institute operează Harta Sistemului Interior și testele Arborelui Vieții (testul Sephirot și testul Malkuth). Această notă le acoperă pe toate.

Întrebări și cereri privind confidențialitatea: info@transcendentinstitute.com. Răspundem la cereri în termen de o lună de la primire, așa cum cere RGPD.

2. Scopuri și temeiuri juridice

Harta Sistemului Interior, modul public: răspunsurile tale sunt evaluate în browser. Când îți dai numele și emailul la început, îți trimitem rezultatele ca PDF, păstrăm o copie a numelui, emailului, răspunsurilor și rezultatelor tale timp de 6 luni și trimitem o copie la Transcendent Institute, ca școala să poată reveni dacă ceri. Temei juridic: consimțământul tău explicit, pe care îl dai bifând căsuța de consimțământ de pe ecranul de început (RGPD, articolul 6 alineatul (1) litera (a) și articolul 9 alineatul (2) litera (a)).

Mesaje WhatsApp: dacă scrii la numărul de WhatsApp al institutului, păstrăm mesajele tale, numele tău de profil WhatsApp și răspunsurile noastre până la 6 luni după ultimul mesaj din conversație, ca administratorii (acces operațional) și consultanții (urmărirea persoanelor) institutului să-ți poată răspunde. Doar ei le pot citi, iar fiecare deschidere este înregistrată. Fotografiile, mesajele vocale și fișierele nu sunt descărcate și nici păstrate; păstrăm doar tipul și descrierea lor. Pentru a șterge conversația mai devreme, scrie la info@transcendentinstitute.com și verificăm în cel mult 30 de zile că este a ta și apoi o ștergem. Temei juridic: interesul nostru legitim de a-ți răspunde când ne contactezi (articolul 6 alineatul (1) litera (f)).

Urmărire: când se păstrează o copie a rezultatelor tale, institutul păstrează și o evidență de urmărire (secțiunea 3), ca să poată gestiona cererile de contact și de ștergere. Te contactăm în legătură cu rezultatele tale sau cu programele institutului doar dacă ai bifat căsuța separată care permite asta. Temei juridic: consimțământul tău (articolul 6 alineatul (1) litera (a)). Îl poți retrage oricând răspunzând la orice mesaj sau scriind la info@transcendentinstitute.com; atunci marcăm evidența „nu contactați” și ne oprim. Poți alege „nu mă contactați pentru acest program” (ediția la care ai făcut testul) sau „nu mă mai contactați niciodată” (toate programele); o cerere care nu spune care dintre ele se socotește „nu mă mai contactați niciodată”.

Newsletter: dacă bifezi căsuța pentru newsletter, înregistrăm alegerea ta. Temei juridic: consimțământul tău (articolul 6 alineatul (1) litera (a)), pe care îl poți retrage oricând.

Harta Sistemului Interior, modul cohortă: răspunsurile, rezultatele și notele pe care alegi să le împărtășești sunt stocate în contul tău și sunt vizibile facilitatorilor desemnați ai cohortei tale, pentru a-ți sprijini munca în retreat. Temei juridic: consimțământul tău explicit (articolul 6 alineatul (1) litera (a) și articolul 9 alineatul (2) litera (a)), înregistrat cu data și versiunea politicii.

Testele Sephirot și Malkuth: stocăm numele tău împreună cu răspunsurile, ca să-ți putem arăta rezultatele, pe care le poți descărca ca PDF. Ne uităm și la răspunsuri combinate, niciodată individuale, ca să înțelegem cum se comportă întrebările. Temei juridic: consimțământul tău, pe care îl dai începând testul (articolul 6 alineatul (1) litera (a) și articolul 9 alineatul (2) litera (a)). Administratorii și consultanții pot deschide și un rezultat individual în zona personalului institutului, ca să răspundă la întrebările pe care le pui despre el; temei juridic: același consimțământ.

Securitatea serviciului: înregistrăm ce membru al personalului a deschis ce rezultat, export sau conversație (jurnalul de audit) și numărăm solicitările pentru a opri abuzurile. Temei juridic: interesul nostru legitim de a-ți proteja datele și serviciul (articolul 6 alineatul (1) litera (f)).

Cereri de a nu fi contactat și de ștergere: dacă ne ceri să nu te contactăm, păstrăm o evidență codificată a cererii tale (secțiunea 7), ca să o respectăm în continuare; temeiul juridic este interesul nostru legitim de a respecta cererea ta (articolul 6 alineatul (1) litera (f)). Păstrăm evidența cererilor de ștergere ca să putem dovedi că au fost tratate; temeiul juridic este obligația noastră legală (articolul 6 alineatul (1) litera (c) și articolul 5 alineatul (2)).

Răspunsurile descriu viața ta interioară și pot dezvălui informații despre sănătatea mintală. Tratăm totul, în fiecare test, ca date din categorii speciale (articolul 9). Datele tale nu se vând și nu se folosesc pentru publicitate.

3. Datele pe care le prelucrăm

Harta Sistemului Interior: nume, adresă de email, număr de WhatsApp opțional, răspunsuri și rezultate, limbă, formular (scurt sau complet), ediția testului și țara ei (țara stabilită pentru acea ediție, nu locația ta), consimțămintele tale cu ora și versiunea acestei note, precum și evidența de urmărire. Evidența de urmărire cuprinde numele tău, adresa de email sau numărul de WhatsApp pe care le-ai dat, limba, ediția și țara testului, dacă ai fost de acord să fii contactat, starea, membrul personalului responsabil, datele contactelor, notele pe care personalul le adaugă despre conversațiile cu tine și un semn când rezultatul tău descrie o stare atât de copleșită încât nu ți se trimite nimic promoțional. Nu conține niciodată răspunsurile sau scorurile tale. În modul cohortă prelucrăm și contul tău, cohorta ta și notele pe care le împărtășești.

Dacă faci testul de mai multe ori cu același email, fiecare rezultat este stocat pe acel email, iar institutul le poate vedea împreună. Poți cere copii ale rezultatelor tale anterioare scriind la info@transcendentinstitute.com.

Testele Sephirot și Malkuth: nume, adresă de email (mereu în testul Sephirot; în testul Malkuth doar dacă ai bifat căsuța), răspunsuri (fiecare salvat ca număr), limbă, dată și un identificator de sesiune aleatoriu, dacă ai bifat căsuța (programe și newsletter, iar în testul Malkuth și rezultate prin email), cu data, limba și versiunea notei, când ți-am trimis ultima dată emailul de confirmare și când ți-ai confirmat adresa. Dacă ai bifat căsuța și ți-ai confirmat adresa, institutul păstrează și o evidență de urmărire ca cea descrisă mai sus (nume, adresă de email, limbă, testul, consimțământul și data lui, starea, membrul personalului responsabil, datele de contact și notele), niciodată răspunsurile sau rezultatele tale.

Browserul tău păstrează numele, emailul și răspunsurile în stocarea sa locală cât timp faci un test. Testele Sephirot și Malkuth setează și două cookie-uri, NEXT_LOCALE (un an) pentru a-ți ține minte limba și tol_session (șapte zile), pentru ca doar browserul care a început un test să-i poată salva, deschide sau trimite pe email rezultatele, și numără vizitele cu Vercel Web Analytics, care nu setează cookie-uri și nu este legat de răspunsurile tale.

Ce nu colectăm: fără data nașterii. Harta Sistemului Interior nu are cookie-uri de analiză și nu păstrează adrese IP în baza de date. Nici testele Sephirot și Malkuth nu stochează și nu înregistrează adrese IP. Pentru a opri abuzurile, fiecare test numără solicitările pe adresă IP într-o memorie de scurtă durată, cel mult o zi. Jurnalele înregistrează doar rezultatele proceselor, niciodată răspunsuri sau adrese de email.

4. De unde provin datele și dacă ești obligat să le dai

Primim datele de la tine. Numele tău de profil WhatsApp ne vine de la Meta când ne scrii pe WhatsApp. Notele personalului provin din contactul lor cu tine.

Furnizarea datelor tale nu este o obligație legală sau contractuală. În modul public al Hărții Sistemului Interior, numele și adresa de email sunt necesare pentru a-ți trimite rezultatele, iar testul nu poate începe fără ele. Testul Sephirot are nevoie de numele și adresa ta de email, pentru că îți trimite rezultatele prin email, și nu poate începe fără ele; testul Malkuth are nevoie doar de numele tău, iar adresa de email este necesară doar dacă vrei rezultatele prin email, care vin împreună cu căsuța pentru programe și newsletter (secțiunea 2). Numărul de WhatsApp, acordul de a fi contactat și newsletterul sunt opționale.

5. Destinatari

Emailurile cu rezultate merg la adresa pe care ai dat-o și conțin rezultatele tale și un PDF. Furnizorul nostru de email, Resend, păstrează conținutul și detaliile de livrare ale fiecărui email trimis, inclusiv PDF-ul atașat, timp de 30 de zile, apoi le șterge.

Administratorii institutului au acces operațional la serviciu. Consultanții săi pot deschide rezultatele publice ale Hărții Sistemului Interior, evidențele de urmărire și conversațiile WhatsApp, pentru că urmăresc persoanele care au cerut să fie contactate și răspund la mesaje. Rezultatele de cohortă sunt văzute doar de administratori și de facilitatorii cohortei. La testele Sephirot și Malkuth, administratorii și consultanții pot deschide rezultatele, cu numele, emailul și răspunsurile, în zona personalului institutului, fiecare test separat, ca să poată răspunde la întrebări despre ele; doar administratorii le pot exporta într-o foaie de calcul, iar nimeni dintre cei care au făcut aceste teste nu este contactat despre rezultat decât dacă cere. Cei care au bifat căsuța pentru programe și newsletter apar și în evidențele de urmărire pe care le deschid administratorii și consultanții.

Împuterniciți, care prelucrează date în numele nostru, pe baza unui contract: Vercel (hosting, Frankfurt), Neon (database and sign-in, Frankfurt), Resend (transactional email, EU), Upstash (rate limiting, EU), Meta Platforms (WhatsApp Cloud API, only if you use WhatsApp with us). Pentru testele Sephirot și Malkuth: Vercel (găzduire și analiză fără cookie-uri), Neon (baza de date) și Resend (email). Pentru newsletter și emailurile despre programe, doar celor care au acceptat să le primească: Brevo (Sendinblue SAS, Franța). Nu dezvăluim date nimănui altcuiva.

6. Transferuri în afara UE și a SEE

Harta Sistemului Interior: toate datele sunt stocate și prelucrate în Uniunea Europeană. Excepție: când folosești WhatsApp cu noi (livrarea rezultatelor sau mesaje), Meta poate prelucra acele mesaje, și orice PDF, în afara UE, pe baza clauzelor contractuale standard.

Testele Sephirot și Malkuth: baza de date este găzduită în Uniunea Europeană (Frankfurt).

7. Păstrare

Harta Sistemului Interior: rezultate publice 6 luni, apoi șterse automat. Evidența de urmărire, 24 de luni după ultimul nostru contact cu tine, apoi ștearsă automat; linkul de ștergere din emailul cu rezultate o șterge împreună cu rezultatele tale. Date de cohortă: 12 luni după data de încheiere a cohortei, dacă școala nu stabilește altfel, apoi șterse automat. Ștergerea contului elimină totul imediat.

Testele Sephirot și Malkuth: rezultatele se păstrează până ne ceri să le ștergem; nu sunt șterse automat, și nici adresa de email confirmată păstrată împreună cu ele. Dacă nu îți confirmi adresa de email în 30 de zile, aceasta se șterge automat împreună cu orice înregistrare a căsuței (din baza de date a testului și din rezultatele tale salvate), iar rezultatele nu îți sunt trimise niciodată prin email; numele și rezultatele rămân. Dacă ai bifat căsuța și ți-ai confirmat adresa, evidența de urmărire se păstrează 24 luni de la data acelui consimțământ sau de la ultimul nostru contact cu tine, oricare este mai târziu, apoi se șterge automat. Un marcaj codificat al importului (fără nume sau email) se păstrează cel mult 25 de luni, ca o evidență ștearsă să nu fie importată din nou.

Copii în căsuța institutului: până ne ceri să le ștergem și, atunci, în cel mult 30 de zile. Conținutul emailurilor la Resend: 30 de zile.

Evidența administratorului care a deschis un rezultat, un export sau o conversație (jurnalul de audit): 12 luni, apoi este ștearsă automat.

Când ceri ștergerea, păstrăm adresa ta de email sau numărul de WhatsApp cel mult 30 de zile, doar ca institutul să găsească și să șteargă copiile din căsuța sa de email, și le ștergem de îndată ce asta s-a făcut. O evidență fără date personale (data, felul în care a ajuns cererea și ce a cuprins) este ștearsă la 24 de luni după închiderea cererii.

Dacă ne ceri să nu te contactăm, păstrăm o formă codificată a adresei de email sau a numărului tău (pseudonimizat cu un hash unidirecțional cu sare), data și dacă cererea privește un program sau pe toate. Se păstrează fără limită de timp, ca să respectăm în continuare cererea ta chiar după ștergerea evidenței de urmărire.

8. Securitate

Accesul la date este limitat pe roluri (administratori, consultanți și facilitatori de cohortă), iar baza de date verifică fiecare interogare cu reguli de acces la nivel de rând. La Harta Sistemului Interior, fiecare deschidere a unui rezultat, a unei evidențe de urmărire sau a unei conversații este înregistrată în jurnalul de audit. Conexiunile sunt criptate (HTTPS), iar personalul se autentifică cu un cod de unică folosință trimis pe email. Jurnalele nu înregistrează niciodată răspunsuri, nume, adrese de email sau numere de telefon. Zona personalului citește testele Sephirot și Malkuth printr-o conexiune doar pentru citire, verifică ea însăși rolul personalului, pentru că acele baze de date nu au reguli de acces la nivel de rând, și înregistrează în jurnalul de audit fiecare listă, rezultat și export deschis acolo.

9. Drepturile tale

Ai dreptul de acces la date (articolul 15), la rectificare (articolul 16) sau ștergere (articolul 17), la restricționarea prelucrării (articolul 18), la portabilitate (articolul 20) și de opoziție față de prelucrarea bazată pe interesul legitim (articolul 21). Îți poți retrage consimțământul oricând; aceasta nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere. Scrie la info@transcendentinstitute.com. La Harta Sistemului Interior poți folosi și linkul de ștergere din emailul cu rezultate și exportul și ștergerea din aplicație.

La orice test, când ceri ștergerea: rezultatele tale și evidența de urmărire sunt șterse imediat din baza de date (dacă ceruseși să nu fii contactat, se păstrează doar evidența codificată descrisă în secțiunea 7); copiile din căsuța de email a institutului sunt șterse în cel mult 30 de zile; iar orice conversație WhatsApp cu numărul dat de tine este scoasă din inbox până când un administrator verifică, în cel mult 30 de zile, dacă îți aparține: dacă este a ta, se șterge; dacă nu, revine în inbox.

10. Decizii automatizate și creare de profiluri

Răspunsurile tale sunt evaluate automat, ceea ce produce o descriere a sistemului tău interior în limbajul părților. Din aceasta nu rezultă nicio decizie cu efecte juridice sau cu efecte semnificative similare asupra ta (articolul 22). Singura ei consecință automată este semnul descris în secțiunea 3, care oprește trimiterea oricărui mesaj promoțional către tine. Nu folosim datele tale pentru publicitate și nu construim audiențe pe baza lor.

11. Dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere

Dacă crezi că prelucrarea datelor tale cu caracter personal încalcă RGPD, poți depune o plângere la autoritatea de supraveghere din țara UE în care locuiești sau lucrezi ori în care a avut loc presupusa încălcare (articolul 77). În România este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (dataprotection.ro). În Spania, țara în care este stabilit operatorul, este Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).

12. Vârstă

Harta Sistemului Interior este pentru adulți: confirmi că ai 18 ani sau mai mult înainte de a începe. Testele Sephirot și Malkuth sunt tot pentru adulți, dar nu îți verifică vârsta.

13. Modificări ale acestei note

Când această notă se modifică în mod substanțial, actualizăm data și versiunea ei. Consimțământul tău este înregistrat cu versiunea notei în vigoare când l-ai dat.